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作者：Hanako / 聯壹科技
作為 RPA 顧問，我們最常面對的一句話來自客戶高層：「你們先把產品做好，等確保它順利上線，我們再下單。」
這句話聽起來很合理，但它背後反映了一些對 RPA 的常見誤解。
事實上，許多人將 RPA 理解為一個「虛擬的員工」，按照指令即可執行工作。然而，無論是 RPA 還是 ChatGPT，背後都需要大量的測試與調整，才能達到穩定的結果。真正的 RPA 重點在於，不論執行者是誰，結果都應該一致且可靠。如果無法做到這一點，那它就不是 RPA，而可能只是輔助工具。
然而，RPA 的導入過程中，往往涉及多部門的協作。例如，針對多據點企業對帳單的流程優化，就需要總部財務部與各店面負責人共同參與。經過我們在數十個 RPA 專案中的經驗總結，以下三大原因，往往是導致 RPA 案子停滯或不順的關鍵：
- 專案定位不清
目前，台灣仍有許多企業尚未導入 RPA，並非因為數位轉型不重要，而是因為這類工作項目屬於「重要但不緊急」。這樣的項目常被日常的緊急事務、無效會議、接待等工作取代。
RPA 導入應視為整體數位轉型策略的一部分，而非單獨的專案。
當 RPA 被孤立成為一個單一目標時，專案的優先級自然會降低，甚至難以獲得內部資源的支持。因此，企業需從策略層面重新定位 RPA，使其成為提升企業效率和競爭力的核心組成部分。
2. 內部團隊角色不足
除了外部顧問團隊的專業經驗外，內部負責人的參與對專案成功至關重要。我們建議至少需要以下五種角色共同協作：
- 數位轉型負責人：負責確定企業數位化的整體方向，擁有預算審批權，但不需參與專案細節。
- IT 負責人：負責機器人運行、系統安全以及資源管理。
- 現場工作者：目前執行待自動化流程的員工，提供操作細節與實際需求。
- RPA 流程負責人：內部的核心聯繫人，負責整理現有流程、跟進進度，並判斷機器人流程的合理性。
- 專案成員：負責檢討現有工作流程，並與外部顧問討論優化空間。
這五類角色的協作，能夠確保專案的每個環節都得到充分考量。同時，內部團隊的共同認識與參與，也是專案順利推進的重要基石。
3. 缺乏長期規劃？
RPA 專案不應該僅限於一次性解決特定部門的問題，而應作為公司整體數位轉型的一部分進行長期規劃。
我們建議採用分階段導入策略：
- 試點階段：選擇影響範圍小但具有代表性的流程進行導入，測試 RPA 的效果與穩定性。
- 規模化應用：根據試點階段的成功經驗，擴展到更多部門與流程。
- 全面推廣：通過內部教育與員工溝通，說明數位轉型的必要性與好處，爭取更多支持。
- 幾乎自走狀態：通過這種循序漸進的方式，企業能夠在逐步積累經驗的基礎上，實現 RPA 的全面落地與價值最大化。
RPA 是…
RPA (Robotic Process Automation) 是機 器人流程自動化，可自動執行重複性、規 範性和高度可預測性的業務流程或任務。
AI-OCR 是…
AI-OCR (Optical Character Recognition) 是一種人工智慧技術，用於自動識別圖像 或掃描文件中的文字。同時可以根據特定 需求，提取指定的資訊。
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